163.开好每一次工作会议

    作为企业管理人员，每个人一定会碰上一大堆开不完的会议。如何开好会议，如何使会议开得有成效，如何让每个人都能各抒己见、各得其所？总结经验，归纳以下10点供大家参考。

    （1）以积极的心态看待会议。在参加会议之前，一定要以积极正面的心态去参加，要明白开会是一种最直接表现你能力的机会。你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。

    （2）要有明确的会议目的。开会通常为了3个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，并且围绕主题做好充分准备。

    （3）精选参加会议的人员。会议的参加人员数量要适度，不能太多，在公司中的层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。

    （4）会前要有议程。要在会议之前建立清楚的会议议程，并要在会前发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、本质与架构，使他们能有充分的时间准备相关的资料。

    （5）会前要做好准备。参加会议前要根据会议议程做好充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言，不但要准备发言的内容，还要设想别人可能会提的问题并作准备。

    （6）公开称赞、私下批评。会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同者也要注意措辞，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。

    （7）开放心胸，容纳意见。会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人。如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

    （8）设定时间，准时开始、准时结束。要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论，可暂放一下，避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话，要事先通知与会人员，使他们有思想准备。

    （9）认真做好会议记录。一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体的执行人员及完成期限。如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。

    （10）事后追踪。要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外，可及时发现、适时调整，确保各项会议决议都能完成。

    看一下日本公司如何开工作会议。

    日本太阳公司为提高开会效率，实行开会分析成本制度。每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。

    成本的算法是：

    会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。

    公司的会议是一定要开的，一周开一次例会就差不多了。而且在开会时，重点要落实到具体的问题上。