164.文件收发管理

    （1）收文流程与标准

    收文是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文的流程如下：①签收。签收包括对公文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续等活动。

    ②登记。登记是指登录反映公文有关信息的过程。

    ③分办。分办是指根据公文的性质、重要程序、涉密程度、办理时间要求、内容所涉及的职权范围以及机关内各部门的责任分工、有关程序规定等，将收文分送给有关部门或人员阅知、审批与办理的活动。

    ④拟办。拟办是指由主管部门或综合部门负责人对收文如何办理提出建议性处置的意见活动。

    ⑤批办。批办是指部门领导人对来文办理提出指示性意见的决策性活动。

    ⑥承办。承办是指对公文的阅读、贯彻执行与办理，是公文处理的中心环节。

    ⑦催办、查办。指根据承办时限和有关要求对公文承办所实施的监督控制，促使文件精神的落实。

    ⑧注办。注办是指由承办人签注公文办理经过与结果的活动。

    收文标准：收文拟办、分送传阅及最后归档都应及时、准确。

    （2）发文流程和标准

    发文就是文件从拟稿到发出的整个运行过程。发文的流程如下：①拟稿。即起草文件的初稿或草稿。

    ②按稿。指文件草稿在送交领导人最后审批签发之前，由办公室对文稿的内容、体式等所做的全面审核检查工作。

    ③会签。主办部门代领导单位所拟文稿中涉及其他部门的问题时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字，这一过程就叫会签。

    ④送审。将经过审核无误的文稿报送有关领导审批签发。

    ⑤签发。指领导人对拟以本单位或本部门名义发出的文件送审稿签署表示核准的意见。

    ⑥定稿。定稿是文件的标准稿本，是进行发文登记和缮印的依据。经过多次草拟形成的文件最后一稿并有领导审批签发的才为定稿。

    ⑦发文登记。文件在签发之后及发出之前必须进行登记，编发文号，记载发文范围、印制数量及发出方法等，以备查找。

    ⑧缮印。缮印是指对外发出的文件，根据领导签发的定稿，经过缮写、打字或印刷而制成的正式文本。

    ⑨用印。是指在制成的公文上加盖单位印章。

    ⑩分装、投送。是指文件印成后按发文登记的范围进行分发和装封。

    发文标准：情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨；核稿及时准确；投送及时迅速。

    做好文件收发管理非常重要，公司因为丢失公文导致丧失客户资料的案例比比皆是，因此看似小的事情也要多加注意。