165.公司印章与证照管理

    （1）印章刻制流程

    提出申请→审批→委托书→核对刻制→检查验收→印模备案→用印

    （2）印章刻制标准

    ①印章刻制申请

    程序：经总经理批准，行政部按公司规定要求制定印章草案。然后，行政部凭借介绍信到公安机关办理登记手续。公安机关通过对介绍信的审核和真实情况的核查，决定是否审批。

    申请标准：申请内容准确、及时。

    ②印章刻制

    程序：持公安机关的批准证明、公司委托书和印章草案，委托制印机构刻制。承制印章的社会机构接到证明书、委托书及印章草案后进行核对，核对无误方可进行刻制。

    刻制的标准：刻制真实、准确。

    ③印章检查验收

    程序：印章刻制好以后，制印机构通知公司，行政人员去制印机构检查、验收，合格后取回。取回后，要先将印模交给当地公安机关备案，然后行政部门可以按照规定使用印章。

    检查验收标准：准确无误、真实。

    （3）印章使用的工作标准

    ①提出印章使用申请

    员工在使用公司印章之前，要先填写印章使用申请表。申请表填写后，把申请表和需要盖章的文件一并交给行政部门。行政部门接到申请表后，审核确定符合用印规定后，送交总经理审批。

    ②用印

    总经理审批后，行政部应在用印登记簿上进行登记。一般登记的项目有：用印的目的、文件名称、编号、签发人、领用人、盖印人等。用印时，如果有不明确的情况，应该请示相关领导，经核准后才能用印。该职能部门的印章，必须由本部门负责人审核、签名、批准。其次，印章应该加盖在落款的年月日处，印迹要端正清晰。盖完章后，行政部门应通知用印人并对留存的文件立卷归档。之后，用印人就可以取回盖章文件了。

    （4）证照复印流程

    申请复印→审批→复印→登记→存档→领取→使用

    （5）证照复印标准

    ①证照审批

    申请者根据需要提交证照复印申请表，复印申请表注明证照复印的理由。行政人员根据申请者的内容作决定，如果无权作出决定，要向主管提出复印请求。行政经理对证照复印申请表审核过后，对于一般的证明可以审批，对于重要的需交由总经理审批。

    ②证照复印存档

    总经理审批后，行政人员可以开始复印。复印后需要在复印证明登记表上进行登记。登记后，把证照复印的申请表存档，并通知申请者领取证照复印件。

    某有限公司突然接到银行催促还利息的通知，公司顿时炸窝了，因为公司从未在银行融资。公司总经理驱车到银行询问详情，才得知原来公司有人使用公司印章和证照私自办了一家分公司，并以那家分公司的名义向银行融资了50多万元。公司总经理这时才懊恼不已，当初不该忽视了印章和证照的管理。

    印章和证照是公司的重要物品，要妥善保管好，在使用过程中要严格按照流程进行，以免给公司造成损失。