166.办公用品的管理方法

    （1）办公用品购买申请工作流程与标准填写办公用品需求单→统计→递交购买清单→审批→询问价格→审批→购买

    ①填写办公用品需求单

    各部门根据需求填写办公用品需求单，行政部门统计需求。

    标准：办公用品的实际需求量。

    ②统计

    行政部汇总并整理出办公用品购买清单。

    标准：各部门的实际需求。

    ③询问价格

    行政部要对价格进行分析比较，确定至少3家供货商。

    标准：性价比合理。

    ④财务部审批

    财务部审批后确定最终的供货商。

    标准：审批程序应该符合公司规定。

    ⑤购买

    供应商提供办公用品，行政部提货验收。

    标准：一定要保证质量，严格验收。

    （2）办公用品购买工作流程

    请购单→制定物品采购计划→选供应商→选购商品→洽谈价格→验收物品提货→入库

    ①采购计划

    企业职能部门根据本部门办公用品的使用情况，递交《办公用品请购单》，并制定采购计划。

    采购的标准：必须要合理、及时。

    ②选购物品

    行政部比较各供应商的报价，选择合理的物品。

    选购的标准：一定要保证质量。

    ③洽谈价格

    行政部门在进行价格洽谈时，一定要确定合适的价位。

    标准：尽量使成本达到最低。

    ④验收入库

    对所购买的产品进行验收，然后入库。

    标准：一定要及时有效。

    这是某公司办公用品管理制度的范例。

    ××公司办公用品管理制度

    第一章 总则

    第一条 为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。

    第二条 本规定中的办公用品包括：公司给员工个人配置的通信工具、办公桌椅和员工日常工作所需的办公文具。

    公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。

    公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。

    公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。

    第二章 个人办公用品的管理第三条 公司行政部须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。

    第四条 员工日常办公用品的领用，公司员工领用办公用品必须到行政部填写“办公用品领用登记簿”。公司员工应当自觉爱护公司财产，节约使用办公用品。

    第三章 部门办公用品的管理第五条 除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。

    第六条 部门申请购买办公用品的程序第一步：部门经理填写《办公用品申请表》。

    第二步：将申请表交予公司行政部。

    第三步：行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准，上报董事长。

    第四步：董事长签核。

    第五步：行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理。

    第七条 部门办公用品领用之后，由部门经理分发办公用品给指定使用人，如使用人更改，部门经理需要到行政部变更记录。

    第四章 公共办公用品的管理第八条 公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。

    第九条 公司所有员工应当爱护公共办公用品，避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。

    第十条 员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部报修。

    第五章 附则

    第十一条 公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。

    第十二条 行政部对各部门使用的办公用品，具有监督管理的职责，发现有浪费行为予以制止，并按办公用品的实际成本在当事人工资中扣除。

    第十三条 本规定由公司行政部负责解释，自颁布之日起实施。

    虽然办公用品看似不值多少钱，但公司每年采购的办公用品总数也是花费不菲的。做好办公用品管理，节省一切不必要的开支。